W polskim prawie przez lata funkcjonował zakaz podejmowania uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pisemnych. Sytuacja zmieniła się z dniem 1 marca 2019 – wówczas w celu usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstw zakaz ten został zniesiony. Od tej chwili podejmowanie uchwał obligatoryjnie objętych porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników stało się możliwe za pomocą głosowania pisemnego. Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest:

• powzięcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, a także sprawozdania zarządu z działalności spółki.
• Powzięcie uchwały o pokryciu straty lub podziale zysku (choć tylko jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników)
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania obowiązków

Nowelizacja ustawy pozwala podejmować wyżej wymienione rodzaje uchwał w trybie pisemnym. Tryb pisemny może mieć różne formy, więc należy pamiętać o specyfice podejmowania uchwał w ten sposób.

Jak wygląda procedura przeprowadzania głosowania w trybie pisemnym?

Zarząd przesyłając wspólnikom treść uchwały, może wnieść o jej podjęcie. Wówczas głosowanie odbywa się przez złożenie podpisu pod przesłanym dokumentem. W gestii zarządu leży to, czy zdecyduje się przesłać jeden dokument obiegowo, po wszystkim wspólnikach, czy roześle każdemu uchwałę do podpisu w osobnej korespondencji. Uchwała staje się wiążąca w przypadku, gdy wszyscy wspólnicy zagłosują za jej przyjęciem.

Istnieje również możliwość podpisania zgody przez wszystkich wspólników spółki co do głosowania pisemnego. Jeśli zgoda zostanie podpisana jednomyślnie, wówczas przesłana uchwała merytoryczna nie wymaga jednomyślności. Taka zgoda również może krążyć obiegowo lub zostać wysłana każdemu wspólnikowi w osobnej korespondencji.

Podsumowując – jeśli decydujemy się na pierwszy tryb – uchwała merytoryczna potrzebuje jednomyślni, aby mogła zostać przyjęta. W drugim przypadku sama uchwała takiej jednomyślności nie potrzebuje, ale niezbędna jest jednomyślna zgoda wszystkich na głosowanie pisemne.

Które sprawy nie mogą być przedmiotem głosowania pisemnego?

Kodeks spółek handlowych określa, że w pewnych przypadkach niezbędne jest podjęcie uchwały na zgromadzeniu wspólników. Wówczas nie istnieje możliwość głosowania pisemnego. Dotyczy to spraw: Otwarcia likwidacji, podziału i przekształcenia spółki, zawarcia przez spółkę umowy pożyczki lub kredytu, a także poręczenie, umorzenia udziałów czy powołania pełnomocnika do reprezentowania spółki dla zawarcia umowy między spółką a członkiem zarządu.

Choć nie ma oficjalnego zakazu odnośnie głosowań tajnych w trybie pisemnym, należy pamiętać, że trudno w wówczas zachować niezbędną anonimowość wobec pozostałych wspólników i przewodniczącego. W tym przypadku lepiej też zdecydować się na głosowanie podczas zgromadzenia wspólników. Ma to miejsce choćby przy głosowaniu w sprawie udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania ich obowiązków. Głosowanie tego typu musi być przeprowadzone w trybie tajnym, a więc choć tryb pisemny jest tu teoretycznie możliwość, to niesamowicie trudny do prawidłowego wykonania.

Przed podjęciem decyzji o wyborze sposobu głosowania należy się upewnić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do uchwalenia uchwały w trybie pisemnym. Spornym jest choćby to, czy tryb pisemny jest możliwy w przypadku uchwał, które muszą być objęte protokołem sporządzonym przez notariusza.

Nowelizację ustawy z 1 marca 2019 r. można ocenić pozytywnie. Choć nie rozwiązała ona wszystkich problemów i nie rozwiała wszelkich wątpliwości, świadczy o stopniowej liberalizacji prawa spółek. Im prostsze prawo, tym mniejsza biurokracja.